Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Afenta, gevestigd in Eindhoven, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via info@afenta.com.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die relevant zijn voor de website, het beantwoorden van vragen, het leveren van diensten en het beheren van klantrelaties.

• Contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en berichtinhoud wanneer je contact opneemt via e-mail, WhatsApp, telefoon of een ander kanaal.
• Afspraakgegevens, zoals je naam, e-mailadres, gekozen datum en tijd, tijdzone, taal, gesprekskanaal, boekingsstatus en eventuele opmerkingen die je zelf invult. Kies je WhatsApp, dan verwerken wij ook het nummer dat je voor het gesprek opgeeft. Voor een bezoek aan je bedrijf verwerken wij de bedrijfsnaam en het bezoekadres die je invult.
• Zakelijke en projectgegevens die nodig zijn voor offertes, dienstverlening, communicatie en support.
• Factuurgegevens, zoals factuurinformatie, betaalstatus, btw- of bedrijfsgegevens en betaalreferenties wanneer je klant bent.
• Technische gegevens, zoals IP-adres, browser, apparaatgegevens, logs, beveiligingsmeldingen en basisgebruik om de website veilig en betrouwbaar te houden.
• Als je toestemming geeft voor analytics, verwerken wij technische en gebruiksgegevens, zoals online identifiers, browser- en apparaatgegevens, bekeken pagina's en geselecteerde interactiegebeurtenissen. Wij sturen niet bewust formulierinhoud naar analytics.

3. Waarom wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een rechtsgrond voor is onder de AVG.

• Om vragen te beantwoorden en met je te communiceren, op basis van je verzoek of ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie.
• Om op jouw verzoek afspraken te plannen, beheren, wijzigen en annuleren, beschikbaarheid te controleren, het gesprek voor te bereiden en afspraakinformatie aan jou en Afenta te sturen.
• Om offertes voor te bereiden, overeenkomsten uit te voeren, diensten te leveren en klantwerk te beheren.
• Om facturen te maken, betalingen te verwerken, administratie bij te houden en te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.
• Om de website en gerelateerde systemen te beveiligen, onderhouden en verbeteren.
• Om serviceberichten te sturen, zoals factuur-, betaal- of projectupdates.
• Om bezoeken en geselecteerde website-interacties te meten en de website te verbeteren, uitsluitend wanneer je toestemming hebt gegeven voor analytics.

4. Verwerkers en derden

Wij kunnen gegevens delen met dienstverleners die ons helpen het bedrijf te runnen, zoals hostingproviders, e-mailproviders, betaalproviders, boekhoudsystemen, cloudopslag en professionele adviseurs.

Waar nodig verwerken deze partijen gegevens onder passende contractuele, beveiligings- en geheimhoudingsafspraken. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Ons eigen boekingssysteem, Afenta OS, bewaart afspraakgegevens in onze afgeschermde administratie. Wij lezen de geselecteerde Apple iCloud-agenda's om de beschikbaarheid te controleren en maken, wijzigen of verwijderen de geboekte afspraak in de gekozen agenda. Die afspraak bevat je naam, e-mailadres, afspraaktijd, eventuele opmerkingen en het relevante WhatsApp-nummer, de Teams-link of de bedrijfsnaam en het bezoekadres. Titels en details van bestaande agenda-afspraken worden niet getoond aan bezoekers die een tijdstip kiezen.

Kies je Microsoft Teams, dan sturen wij Microsoft de titel van het gesprek, met je naam, en de begin- en eindtijd om de vergaderlink te maken en beheren. Wanneer je deelneemt, verwerkt Microsoft ook de informatie die nodig is om zijn vergaderdienst te leveren. Kies je WhatsApp, dan gebruikt Afenta je nummer om je op het geboekte tijdstip te bellen; het versturen van de boeking start niet automatisch een oproep.

Voor Nederlandse adresvoorstellen sturen wij de adrestekst die je typt via de server van Afenta naar de openbare adresdienst van PDOK. Wij voegen daar je naam, e-mailadres of boekingsgegevens niet aan toe. Je kunt het volledige adres ook handmatig invullen. Google Maps opent alleen wanneer je een routelink volgt; die link bevat het bezoekadres.

Resend bezorgt de afspraakbevestigingen, wijzigingen en annuleringen van Afenta aan jou en ons team. Deze berichten bevatten de relevante afspraakgegevens; jouw e-mail bevat ook een agendabijlage. Opmerkingen die je invult, staan in het bericht aan Afenta.

Nieuwe afspraken worden via Afenta OS geboekt en beheerd. Eerder verstuurde bevestigingen en historische boekingsgegevens kunnen nog details bevatten van afspraken die via Cal.com zijn gemaakt. Een annulering of het vervangen van de boekingsdienst verwijdert die gegevens niet automatisch; de onderdelen over bewaartermijnen en privacyrechten gelden ook voor de kopieën die Afenta bewaart.

Als je toestemming geeft voor analytics, levert Google Ireland Limited Google Analytics 4 en Google Tag Manager en kan Google technische en gebruiksgegevens namens ons verwerken.

5. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken wij passende waarborgen, zoals adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige bescherming die door toepasselijke wetgeving wordt vereist.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist.

• Vragen en contactverzoeken bewaren wij zolang dat nodig is voor opvolging en zakelijke context.
• Afspraakgegevens en bijbehorende correspondentie bewaren wij zolang dat nodig is om het gesprek te organiseren, op te volgen en vragen over de boeking af te handelen. Een annulering verwijdert niet vanzelf de boekingsgegevens of eerder verstuurde e-mails. Je kunt verwijdering aanvragen via info@afenta.com, behalve voor gegevens die wij voor een ander rechtmatig doel moeten bewaren.
• Klant-, contract- en projectgegevens bewaren wij gedurende de relatie en een redelijke periode daarna.
• Financiele en fiscale gegevens bewaren wij volgens de wettelijke bewaartermijnen die in Nederland gelden.
• Beveiligingslogs bewaren wij beperkt, tenzij ze nodig zijn om misbruik, fraude of beveiligingsincidenten te onderzoeken.
• Gebruikers- en gebeurtenisgegevens in Google Analytics worden 14 maanden bewaard, overeenkomstig de huidige instelling van de Analytics-property. De cookieduur staat in ons cookiebeleid.

7. Beveiliging

Wij gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Geen enkel online systeem is volledig te garanderen, maar wij beperken toegang tot persoonsgegevens en gebruiken providers met passende beveiligingsmaatregelen.

8. Jouw rechten

Afhankelijk van de situatie kun je recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar tegen verwerking van je persoonsgegevens. Als verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je die toestemming altijd intrekken.

Je kunt een verzoek sturen naar info@afenta.com. Wij kunnen informatie vragen om je identiteit te controleren. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Met jouw toestemming gebruikt de publieke website Google Analytics 4 via Google Tag Manager om bezoeken en geselecteerde interacties te meten. Wij gebruiken standaard geen Google-advertentie- of remarketingtags.

Op de boekingspagina kan analytics na toestemming het gekozen gesprekskanaal, de taal en stappen zoals het kiezen van een datum of tijd, het versturen en het ontvangen van een bevestigde boeking registreren. Deze gebeurtenissen bevatten geen naam, e-mailadres, telefoonnummer, opmerkingen, gekozen afspraakdatum of -tijd, boekingsnummers of beheerlinks. Op pagina's voor het beheren van een afspraak laden wij geen analytics.

Het voorkeurencentrum biedt ook een aparte marketingkeuze, maar er is momenteel geen marketing- of advertentietag actief.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen wanneer onze website, diensten, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De datum hierboven toont de laatste versie.